Het grote verschil tussen een projectmanager en een afdelingsmanager is dat de projectorganisatie tijdelijk is en de afdeling blijft bestaan. Een projectmanager zal in de regel minder bezig zijn met het beoordelen en vaststellen van beloningscomponenten. Ook is een projectmanager minder betrokken bij de ontwikkeling van mensen, al is een project mits goed ingericht, een prima plek om je te ontwikkelen. Een projectmanager is een leider, geeft leiding aan het projectteam en is verantwoordelijk voor het projectresultaat. Een schaap met vijf poten. In de praktijk werkt dit minder goed en leidt tot risico’s.
Een projectmanager moet aan nogal wat eisen voldoen:
Leiderschap: Ten eerste moet je goed kunnen samenwerken en vergt leidinggeven aan professionals bijzondere skills. Professionals willen namelijk helemaal niet geleid worden. Die zijn goed in hun vak en weten wat ze moeten doen. Het hebben van een bepaalde sensitiviteit, waarbij je aanvoelt wat een professional nodig heeft, is buitengewoon handig. Het gaat meer om het geven van richting en het vertalen van de projectopdracht naar hanteerbare taken die kunnen worden opgepakt. Je bent als het ware de architect van het project. Dat doe je samen en daarbij is het van belang dat de projectmanager inhoudelijk begrijpt wat er wordt gemaakt. Het gaat om de output en het gezamenlijk werken aan het projectresultaat. Het projectdoel geeft verbinding.
Samenwerken: Ook het bevorderen van de samenwerking tussen de teamleden en het afstemmen met stakeholders is een taak die bij uitstek thuishoort bij een projectmanager. Een projectmanager is betrokken en gemotiveerd en straalt dat uit naar zijn of haar omgeving. Dit helpt bij het omgaan met weerstand, omdat niet iedereen gemotiveerd en betrokken is bij het project. Soms zijn er tegengestelde belangen of zijn mensen minder gemotiveerd. Dat vergt een coachende stijl. Wat maakt dat een medewerker minder gemotiveerd is of waardoor gaat zijn of haar hart sneller kloppen?
Veerkracht: Een project kent risico's en de uitkomst is onzeker. Dat vraagt om veerkracht, flexibiliteit en stressbestendigheid. Als projectmanager heb je te maken met mondige mensen waarbij het projectdoel en de persoonlijke doelen elkaar wel eens kunnen kruisen. In de politieke omgeving, die altijd in een bepaalde mate aanwezig is, moet de projectmanager beschikken over een gezonde dosis assertiviteit. Gezond omdat je altijd in verbinding moet blijven. Er kunnen conflicten ontstaan en soms moet er onderhandeld worden. Denk aan een leverancier die teveel uren maakt. Je bent als projectmanager betrokken bij inkooptrajecten en komen onderhandeling skills en juridisch inzicht goed van pas.
Analytisch en Creatief: Een projectmanager moet creatief en analytisch tegelijk zijn. Er ontstaan vaak problemen in een project. Denk aan de afhankelijkheid van bepaalde input. Dat vraagt om een wendbare en oplossingsgerichte insteek. Dus analytisch om eventuele problemen te onderzoeken en creatief om een oplossing te kunnen vinden. Bij creatieve sessies is het niet handig als de projectmanager een beschouwende rol aanneemt. Juist het geven van input aan het creatieve proces motiveert en zet anderen aan tot het aanvullen en vergroten van het aantal ideeën. Het is niet "managen by woundering about", maar "managing by knowing all about". Dit natuurlijk wel in de juiste proporties, omdat als je doorslaat mensen juist achterover gaan leunen. De ideeën stromen immers al of de teamleden geloven niet meer dat ze nog iets kunnen toevoegen.
Betrouwbaar: Een projectmanager is open, eerlijk en betrouwbaar. Stuurgroepen kunnen het niet waarderen indien de projectmanager een rooskleuriger beeld schept van de situatie dan het feitelijke beeld. Een projectmanager heeft financieel inzicht en kan werken met budgetten, begrotingen en businesscases. Hij of zij moet helder kunnen rapporteren op de harde en zachte performance indicatoren.
Communicatie: Dit is sowieso één van de belangrijkste skills van een projectmanager. De juiste dingen zeggen of het juiste moment en op de juiste toon is iets wat je tot een soort kunst moet verheffen. Je hebt vaak met veel verschillende mensen te maken en allerlei persoonlijke, organisatorische en commerciële belangen lopen door elkaar heen. Het is als koorddansen zonder vangnet.
De projectmanager is dus architect, financieel expert, inkoper, communicatie-manager, analist en organisator tegelijk. Een schaap met vijf poten.
(tekst gaat verder onder de afbeelding)
De risico’s
Ook al beschik je over al deze eigenschappen, dan zul je snel opgebrand zijn na een aantal projecten. Zeker indien het wat stormt in jouw omgeving. Je staat continue in de schijnwerpers en menig persoon gaat zich daarna gedragen. Je neemt dan meer verantwoordelijkheid op je dan gezond voor je is. Dat leidt tot meer zelf doen in plaats van delegeren. Dit leidt tot het minder openstaan voor de mening van anderen en kan zelfs tot tunnelvisie leiden. Kortom; geen stabiele factor.
Dienend projectleiderschap
Als projectmanager ben je een dienend leider. Dit niet te verwarren met een bedienend leider die de hele dag koffie schenkt. Het gaat om samenwerken aan een gemeenschappelijk doel met oog voor de mensen om je heen. Het gaat om het creëren van veiligheid, vertrouwen en verbinding. Het is een grondhouding, waarbij je kunt loslaten en mensen de ruimte kunt geven hun werk zo goed mogelijk te doen. Je bent nog steeds betrokken bij het project en zeker niet out of control.
Creëren van betrokkenheid
Het projectteam, dat uit minimaal vijf mensen bestaat, is beter in staat om al deze rollen te vervullen in teamverband. Minimaal vijf mensen met verschillende competenties, omdat je anders niets van de grond krijgt. Een projectmanager loopt het risico een "ik weet alles beter" type te zijn. Dit maakt dat je de tijd moet nemen voor gesprekken, oprecht moet luisteren naar de mensen om je heen en zeker leert te delegeren.
Betrek dus juist mensen bij het project (indien mogelijk) en maak gebruik van hun expertise. Hoe fijn is het om een bedrijfsjurist te kunnen spreken indien je een contract gaat sluiten met een leverancier. Uit ervaring weet ik dat een goede IT architect onmisbaar is bij een groot project met een substantiële ICT impact. Ik heb samengewerkt met een communicatie adviseur die impact creëerde in de organisatie en zo het project een fase verder bracht.
Zoek een gemeenschappelijk doel
Zoek actief naar belanghebbenden en probeer te begrijpen waar ze voor staan. Kijk naar een gemeenschappelijk doel en de intenties. De meeste mensen hebben de juiste intenties en zijn redelijk indien de belangen uiteenlopen. Wees transparant en open, zodat je dit bespreekbaar kunt maken, zonder dat mensen dit als bedreigend ervaren. Het is belangrijk om de juiste mensen aan te trekken als teamlid van het project. Mensen die zelfstandig kunnen nadenken, met gezond verstand en die gemotiveerd zijn om samen te werken aan het projectdoel. Het is dan van belang dat de projectmanager de verantwoordelijkheden van de projectteamleden kan verhelderen en duidelijk kan maken hoe iedereen kan bijdragen aan het grotere geheel. Sta open voor discussie zolang deze constructief is en mensen op de bal spelen in plaats van op de persoon.
Groei en ontwikkeling
Het is mooi om te kunnen bijdragen aan de groei en ontwikkeling van je teamleden, maar in een project is dat vaak lastig omdat je te maken hebt met een beperkt budget, een strakke deadline en hoge kwaliteitsverwachtingen. Je hebt eigenlijk behoefte aan ervaren professionals. Geopereerd worden door een chirurg, die het voor het eerst doet, is ook geen geruststellende gedachte. Leer- en groeidoelstellingen moeten bespreekbaar worden gemaakt en het is raadzaam om randvoorwaarden te creëren, zodat dit mogelijk wordt. Projecten zijn bij uitstek geschikt om nieuwe dingen te leren, maar dan moet er wel tijd en geld beschikbaar zijn om het mogelijk te maken. Bijvoorbeeld een junior door een senior te laten begeleiden. Ook van leveranciers mag je verwachten dat zij dan aanpassingen doorvoeren in de tariefstelling. De voordelen zijn evident. Ik heb ervaren dat het leidt tot een kwalitatiever projectresultaat.
Wat te doen?
Als projectmanager geef je het goede voorbeeld, creëer je de optimale omstandigheden en probeer je vooral niet om mensen te veranderen. Het is geen softe aanpak. Dienende leiders maken ook lastige zaken bespreekbaar en nemen verantwoordelijkheid, maar wel vanuit de intentie om het algemeen belang te dienen. Traditionele projectmanagers zijn nog te veel het schitterende middelpunt, terwijl het gaat om het projectresultaat, dat als team wordt behaald. Zoek dus geen schaap met vijf poten, maar creëer een hecht projectteam met minstens tien benen.
De projectmanager is onderdeel van het projectteam en is dienend leider van het team. Zoek daarom een:
- Een verbinder die mensen kan laten samenwerken aan een gemeenschappelijk doel
- Een visionair die richting geeft in plaats van sturing
- Een vakman die betrokken is bij de inhoud van het project en begrijpt wat er wordt gemaakt
- Een coach die loslaat en mensen in staat stelt om het beste uit zichzelf te halen
- Een rots in de branding die staat voor het project en verantwoordelijkheid neemt
- Een teamspeler die successen deelt en waardering geeft
Met dit artikel heb ik een eigen interpretatie gegeven aan het begrip Dienend projectleiderschap op basis van inspiratie uit het boek "Dienend Leiderschap van Inge Nuijten".
Reactie plaatsen
Reacties